İmza sirküleri nedir, nasıl alınır?

Bu yazımızda; “imza sirküleri ne demek, nereden ve nasıl alınır, imza beyannamesiyle arasındaki farklar nelerdir” sorularına cevap aradık.

İmza sirküleri nedir?

İmza sirküsü, şirketler arasındaki ticari sözleşmelerde karşılaştığımız bir belgedir. Her türlü resmi işlem için bir şirketteki yetkili kişi veya kişilere ait imza örneklerinin bulunduğu belgeye imza sirküsü denir. Resmi belge niteliği taşıyan imza sirküsü, vize başvurularında da kullanılmaktadır.

Dilerseniz yazımızı okumak yerine aşağıdaki “Play” butonuna tıklayarak dinleyebilirsiniz.

İmza sirküsü kime verilir?

İmza sirkülerini şirketlerin yetkili kişileri ya da imza yetkisi verdiği kişiler kullanılır. Şirket yetkilisinin imza yetkisini bir başkasına geçirmesi için öncelikle noterden vekalet alması gerekir. İmza yetkisi için tarafların vekaletnameyi karşılıklı imzalayarak notere sunması şarttır.

İmza sirküleri tüzel kişiler tarafından notere yapılan talep üzerine; kurumla ilişkilendirilen belgelerde sahtecilik yapılması, sahte imza kullanılması vb. sorunların önüne geçmek amacıyla oluşturulur.

Şirket adına görev yapan yetkilinin sorumluluk alanını ve yetki sınırlarını noter tarafından tasdiklenmiş ve resmiyet kazanmış bir belge ile onaylamaktadır.

Bu belge üzerinde tüzel kişiye ait; unvan, adres, ticaret sicil no. bilgileri ile birlikte kurum adına yetkili olan kişinin; kurumu temsil şekli, kurum içindeki unvanı, yetki alanları, nüfus bilgileri ve imza örnekleri yer almaktadır.

İmza sirküleri ne işe yarar?

• İmza sirküleri içerisinde yer alan imzalar yasal değere sahiptir. Böylece imza yetkisi olan kişiler güvence altına alınmış olur.
• Sahte imza kullanımının ve bundan kaynaklı dolandırıcılık vakalarının önüne geçilmesini sağlar.
• Herhangi birinin bir şirket adına sahte imza atmasını engeller.
• Bir şirket adına izinsiz ticari faaliyetlerde bulunulmasını önler ve şirkette yetki sahibi olan kişilerin belli olmasını sağlar.
• Söz konusu şirket herhangi bir problem ile karşılaştığında bu problem ile ilgilenecek kişiler imza sirküleri sayesinde bellidir.

İmza sirküleri nereden alınır?

İmza sirküleri belirli bir ücret karşılığında noterden alınabilmektedir. Oldukça kısa sürede hazırlanabilen imza sirküleri için aşağıdaki belgeler istenir:

• İmza sirkülerinde adı geçecek yetkili kişinin nüfus cüzdanı ve nüfus cüzdan fotokopisi,
• Sirküde adı geçecek kurumun vergi levhası,
• Kurumun kayıtlı olduğu yerin ticaret sicil gazetesi.

İmza beyannamesinin imza sirkülerinden farkı ne?

Temel olarak kişinin imza örneklerinin yer aldığı ve noter tarafından onaylı olarak hazırlanan imza sirküleri ve imza beyannamesi sıkça karıştırılmakta; günlük dilde birbirinin yerine geçecek şekilde kullanılmaktadır.

İmza beyannamesi, kişinin notere kimliği ile birlikte başvuru yapması üzerine belirli ücret karşılığında noter tarafından hazırlanan; üzerinde kişinin nüfus bilgilerinin ve imza örneklerinin yer aldığı belgedir.

İmza beyannamesinin oluşturulması, imza sirkülerinden farklı olarak gerçek kişiler tarafından talep edilmekte olup belge sirküler nitelik taşımamaktadır fakat hem ticari hem de kişisel faaliyetlerde kişinin kimliğini kanıtlar niteliktedir.

İmza beyannamesi kaybolursa ne olur?

Böyle bir durumda tekrar notere gidilmeli ve belge yeniden hazırlatılmalıdır. İmza beyannamesi çok fazla işlemde kullanılsa da tek başına bu belge talep edilmemekte mutlaka yanında kimlik de gerekmektedir.

İmza sirküleri ne kadar süre geçerlidir?

İmza sirküsünün geçerlilik süresi ile ilgili kanunda herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır.

Geçerlilik süresi,

• Şirketin durumuna,
• Yetkili kişilerin görev süresine,
• Yönetimi kurulu üyelerinin görev sürelerine göre değişiklik gösterebilir.

Yetkili kişinin görev süresinin tamamlanmasıyla birlikte imza sirküsünün geçerlilik süresi de son bulur. Buradaki önemli noktalardan biri, kurum ve tüzel kişilerin imzaya yetkili kişisi değiştiğinde yeni imza sirküsü çıkarılmasının yasal zorunluluğu olduğudur.

İmza sirküsü, düzenlenirken geçerlilik süresinin ne kadar olacağı belirtilir; fakat bir süre belirtilmemişse imza sirküsünün geçerlilik süresi en fazla 3 yıldır.

2023 yılında imza sirküsü kaç TL?

İmza sirküleri ücreti, her sene değişkenlik gösterebilir. Bu ücretler, ilk nüshalar üzerinden geçerlidir ve 2023 yılında bu belgeyi düzenlemek isteyenler, notere 147 TL ödemesi gerekir. Ancak bir nüshayı geçen durumlarda ödenecek tutar değişebilir.